EmitenNews.com -Pada setiap tanggal 10 Agustus, kita memperingati Hari Pasar Modal Indonesia yang pada tahun 2024 ini bertepatan dengan 47 tahun reaktivasi Pasar Modal Indonesia. Jumlah kapitalisasi pada HUT tahun ini tembus di angka Rp.12,3 Triliun, dengan jumlah Emiten yang melantai di PT Bursa Efek Indonesia (BEI) sebanyak 936 Emiten. Jumlah Emiten akan terus meningkat pada tahun 2024 seiring dengan antusias perusahaan-perusahaan yang berlomba masuk ke Pasar Modal Indonesia.

Perusahaan Tertutup yang memiliki tekad untuk menjadi perusahaan publik sebagai Emiten perlu mempersiapkan banyak hal, terutama kesiapan menghadapi masa transisi. Pintu masuk ke Pasar Modal melalui mekanisme IPO adalah sebuah transformasi perusahaan karena menjadi Emiten adalah awal dari sebuah komitmen besar menjadi perusahaan yang proper. Regulasi yang mengatur perusahaan publik sebagai Emiten semakin banyak, baik Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) atau Peraturan BEI dengan konsekuensi denda hingga suspend saham Emiten. Contohnya dalam hal Laporan Keuangan, BEI telah mencatat per 1 Juli 2024, terdapat 53 Emiten telah dikenakan sanksi berupa denda karena belum menyampaikan Laporan Keuangan per 31 Desember 2023. Banyak lagi kewajiban pelaporan Emiten yang lainnya, mulai dari laporan bulanan registrasi efek, laporan kuartal, laporan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), hingga laporan tahunan (annual report) dan laporan keberlanjutan (sustainability report) dengan rincian syarat dan ketentuan yang harus dipahami oleh Sekretaris Perusahaan atau Corporate Secretary yang biasa sering dipanggil dengan sebutan Corsec.

Laporan bulanan berupa penyampaian registrasi efek menjadi rutinitas harian dan bulanan yang cukup menyita perhatian Corsec. Kegiatan ini mengharuskan Corsec mengakses akun Emiten di platform 

PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI), untuk mendapatkan laporan harian kegiatan efek sebagai materi pelaporan pada awal bulan berikutnya. Data berupa Daftar Pemegang Saham (DPS) yang diperoleh dari hasi unduh di akun KSEI juga tidak serta merta bisa diolah sesuai keinginan Emiten atau Regulator. Pengolahan DPS dari platform KSEI menjadi rutinitas kesibukan Corsec tersendiri manakala semua dikerjakan secara manual. Padahal, kegiatan ini sudah dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan teknologi digital yang semakin canggih. Otomasi unduh hingga pelaporan DPS sebagai materi pelaporan untuk BEI akan memudahkan Corsec dalam penyajian laporannya. Otomasi bukan hanya memangkas waktu kegiatan harian Corsec tapi juga proses penyajian data dan informasi menjadi lebih valid karena meminimalkan human error pada penyajian laporan. Dengan demikian, penyajian laporan dapat dilakukan secara akurat dan tepat waktu sehinga terhindar dari sanksi denda bahkan suspend saham Emiten.

Keuntungan lainnya untuk internal Emiten sendiri adalah data dan informasi terhadap transaksi jual beli saham Emiten dapat terpantau dengan akurat, tanpa harus melibatkan pihak ketiga yang biasanya menjadi Konsultan Riset perusahaan. Apabila terjadi ARA (Auto Rejection Atas) atau ARB (Auto Rejection Bawah) dengan cepat dan akurat akan diketahui oleh Emiten sebelum diinformasikan oleh BEI. Seringkali kondisi UMA (Unusual Market Activity) tidak diketahui oleh banyak Emiten hingga akhirnya diberikan surat oleh BEI terkait UMA. Dengan sistem otomasi unduh dan penyajian daftar pemegang saham maka Emiten akan memahami lebih dini kondisi UMA sebelum mendapat informasi dari BEI. Dengan demikian, Emiten akan lebih siap menghadapi pertanyaan dari BEI kenapa terjadi UMA karena informasi di internal Emiten sudah lebih dulu didapatkan dari sistem otomasi yang mereka punya.

Bicara mengenai sanksi berupa denda kepada Emiten juga banyak terjadi karena keterlambatan Emiten menyampaikan laporan. Sekalipun Corsec telah membuat Jadwal Kewajiban Pelaporan secara manual, seringkali tanggal pelaporan terlewatkan karena banyaknya tugas dan fungsi Corsec di perusahaan yang akhirnya berakibat pada keterlambatan penyampaian laporan. Teknologi digitalasi dapat menciptakan reminder system menjelang tanggal pelaporan sehingga Corsec beserta Team dapat mempersiapkan materi pelaporan sejak dini. Sistem ini bisa dibuat terhubung ke email atau whatsapp Corsec dan Team sebagai pengingat.. 

Reminder System menjadi pengingat bukan hanyak untuk Corsec dan Team nya tapi juga bisa menjadi alert bagi jajaran Direktur dan Dewan Komisaris tentang kewajiban pelaporan Emiten. Apabila system pengingat ini telah dibangun oleh Emiten maka semua pihak yang berkepentingan dalam kewajiban pelaporan akan dapat saling mengingatkan. Fungsi kontrol terhadap kewajiban pelaporan di internal Emiten menjadi lebih efektif karena dijalankan secara otomatis dengan teknologi digital. Begitu juga dengan kewajiban pelaporan dalam hal laporan keuangan, baik laporan kuartal, laporan keuangan tengah tahunan, dan lapuran keuangan tahunan (audited). Dalam satu tahun, Emiten wajib menyampaikan 4 jenis laporan keuangan yang juga perlu dibuatkan otomasi reminder system nya. 

Selain itu, Emiten juga memiliki kewajiban pelaporan penyelenggaraan, baik menjelang acara dan setelah acara RUPS kepada OJK dan BEI. Pelaporan diawali saat pemberitahuan RUPS, kemudian pengumuman RUPS, pemanggilan RUPS, penyampaian ikhtisar hasil RUPS, hingga penyampaian Akta Hasil RUPS. Kewajiban pelaporan penyelenggaraan RUPS lebih rumit lagi karena regulasi yang mengatur bicara tentang syarat hari pelaporan, baik hari kerja (sesuai kalender Bursa) maupun hari biasa. Corsec yang mempersiapkan rencana penyelenggaraan RUPS biasanya merujuk kepada peraturan yang berlaku dan melihat kalender yang ada di meja kerjanya. Corsec harus tentutkan rencana tanggal acara RUPS terlebih dahulu, kemudian hitung mundur untuk mendapatkan tanggal pemberitahuan, pengumuman, hingga pemanggilan sebelum acara RUPS. Pekerjaan manual ini cukup menyita waktu apabila dikerjakan secara manual dengan konsekuensi human error apabila salah menghitung manual di kalender. Salah menghitung tanggal secara mundur maka akan membuat pelaporan yang salah dan bisa mendapat surat teguran dari OJK dan BEI.

Dengan menciptakan otomasi yang memanfaatkan teknologi digital, bisa diciptakan “one click” system yaitu bagaimana caranya apabila Corsec atau Team nya telah menentukan rencana tanggal acara RUPS maka tanggal-tanggal pemberitahuan, pengumuman, dan pemanggilan RUPS secara otomatis dapat tersaji dengan akurat. Tentunya hal ini perlu sinkronisasi dengan kalender Bursa yang ada pada platform BEI. Pada saat tanggal-tanggal tersebut telah tersaji secara otomatis maka fungsi pengingat atau reminder system yang kita bahas sebelumnya akan menjadi pengingat Corsec dan Team menjelang tanggal pelaporan. Dengan demikian, kewajiban pelaporan menjelang penyelenggaraan RUPS dapat dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.

Sistem otomasi kegiatan Corsec, selain sebagai sistem pengingat dan efektifitas waktu juga membantu Emiten menampilkan template pelaporan, regulasi yang mengaturnya, hingga pengawasan terhadap kinerja saham Emiten. Apabila otomasi kegiatan Corsec dapat diaplikasi di internal Emiten maka fungsi keterbukaan informasi dan kepatuhan terhadap regulasi akan berjalan dengan efektif. Sekretaris Perusahaan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan maksimal sesuai mandatory POJK Nomor 35 Tahun 2014.